ما لا يمكن جهله

عن نظام الفوترة الالكترونية

(فاتورة)

وتجدر الإشارة هنا الى أن إمكانية قراءة الـ QR CODE بإستخدام كاميرا الجوال مباشرة وليس من خلال تطبيقات محددة تقوم بفك تشفيره هو أحد الأدلة على عدم مطابقة برنامج الفوترة لمتطلبات (فاتورة). وهاتين الصورتين لـ QR CODE أحدهما متطابق مع متطلبات (ZATCA) ولا يمكنك قراءته من خلال كاميرا الجوال مباشرة وأنما باستخدام التطبيق الذي يقوم بفك شيفرته ، والآخر يمكنك قراءته بكاميرا الجوال مباشرة وهو غير متطابق مع نظام (فاتورة) .

وهذا أحد التطبيقات الذي تم تطويره من قبل شركة مستقلة ويستخدم مواصفات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لتطوير وقراءة الـ QR CODE

(تطبيق قارئ الفاتورة الالكترونية E-Invoice QR Reader KSA)

يرتكز قرار الفوترة الإلكترونية في السعودية وكل ما يتعلق به على تعريفات من معايير مختلفة مثل:

  • ISO CEN/EN 16931:2017
    معيار إنشاء الفاتورة الإلكترونية
  • UN/CEFACT Code List 1001
    قائمة مشفرة بالعملات والبلدان والمناطق .
  • ISO 3166
    معايير رمز الدولة لأي اشارة لها.
  • ISO 4217:2015
    رمز العملة للعملة المحددة والاشارة اليها.
  • UN/CEFACT Code List 5305, D.16B etc.
    رمز فئات ضريبة القيمة المضافة
  • الصيغة الأولى هي صيغة ملف XML
    و XML ليست سوى لغة وصفية للبيانات ويتم من خلالها تحديد الصيغة والكيفية التي يتم تداول البيانات من خلالها ، وهذه الصورة تعطي فكرة عن الشكل الذي يكون عليه ملف XML ، وكما ترى فإن هذا الملف لن يكون قابلا للقراءة من قبل المستخدم العادي ، بل هي صيغة الكترونية للبيانات ، مسرودة بطريقة خاصة لكي يتم قراءتها أو تبادلها بين أنظمة الحاسب الآلي.

بقليل من التدريب ، سوف يكون بإمكان أي شخص أنشاء ملف XML ، وهناك العديد من الادوات السهلة الاستخدام والتي يمكن أن تحول أي نص الى صيغة XML ، ولكن لا يكفي أن تكون الفاتورة الالكترونية المعدة بهذه الصيغة مؤدية للغرض إذ يجب أن تتبع القواعد والمعايير المنصوص عليها من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ، وعندها فقط ، سوف يكون بإمكان أنظمة (زاتكا) والانظمة الأخرى المتوافقة معها قراءة البيانات الواردة في الفاتورة الالكترونية بدقة طالما أنه تم تخزينها بهذه الصيغة. من هنا يمكننا تفهم ضرورة الالتزام بالقواعد والمعايير التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بحرص وعناية ، والآن دعنا نلقي نظرة سريعة على هذا المثال البسيط لأحد القواعد التي حددتها (ZATCA). القاعدة تقول إنه “يجب أن يكون تاريخ إصدار المستند أقل من التاريخ الحالي أو مساويًا له.” وللامتثال لهذه القاعدة فإن برنامج الفوترة المتوافق مع نظام الفوترة الالكترونية في المملكة العربية السعودية يجب أن يتحقق من تاريخ إصدار الفاتورة قبل ترحيلها والتأكد من أنه ليس تاريخا مستقبليا . بعد التحقق من مطابقة هذه القاعدة بنجاح يجب أن يتم انشاء ملف XML بعناصر ومحتويات الفاتورة ، ومثال لنص بصيغة UBL / XML الخاص بتاريخ إصدار الفاتورة وفقا لمعايير UBL سيكون بهذا الشكل :
“<cbc:IssueDate>04-12-2021</cbc:IssueDate>”
إذا نظرنا عن قرب ، فإن التاريخ محدد بين ما يسمى برموز UBL / XML ، وبهذه الطريقة سيكون بإمكان (زاتكا) وغيرها من البرامج المتوافقة معها قراءة وتفسير هذا النص .

أنقر على الصورة لتكبيرها

  • الصيغة الثانية هي صيغة ملف PDF المتضمنه XML
    تتكون هذه الصيغة من جزئين ، الجزء الرئيسي والذي يأتي على شكل ملف PDF والذي يمكن للانسان قراءته بسهولة ، و PDF هي الصيغة المعروفة لتخزين الملفات في الحاسب الآلي ومن المؤكد أنه قد مر عليك ملف بهذه الصيغة ، أما الجزء الثاني المكون للفاتورة الالكترونية بهذه الصيغة فهو خاص بالحاسب الالي وهو عبارة عن نص بلغة XML يفصل المحتوى المدرج في ملف PDF المرفق معه ، مما يمكن الحاسب من قراءة المحتوى ومن ثم معالجته بالطريقة المطلوبة. إن نوعية ملف PDF المطلوبة هنا تسمى PDF / A3 وهو يختلف في تكوينه عن ملفات PDF المعتادة حيث أن هذا النوع يمنع إدراج بعض الخواص الغير ملائمة للأرشفة والتخزين الطويل المدى ، كخواص تغيير الخطوط على سبيل المثال . بقي الاشارة الى أن نص فاتورة XML الالكترونية يأتي كمرفق مع ملف PDF وهو يشبه في ذلك الى حد كبير المرفقات التي يتم تضمينها مع البريد الالكتروني.

الفاتورة الالكترونية بصيغة PDF/A-3 متضمنة صيغة XML

أنقر على الصورة لتكبيرها

  • المطابقة مع مقياس UBL
    إن الهيئة تتطلب أن يستند إنشاء فاتورة XML على مقياس عالمي للفاتورة الالكترونية يسمى Universal Business Language ( أي لغة الاعمال العالمية)ويطلق عليه أختصارا (UBL) وهذا المقياس هو خاص بلغة XML ، ويتم من خلاله تفصيل حقول XML التقنية وبنية الفاتورة الالكترونية نفسها. إن الحديث بالتفصيل عن UBL هو بالتأكيد خارج نطاق هذه المقالة ، إلا أنني سوف أحاول توضيح هذا الأمر بشكل موجز ، كمعيار قياسي عالمي فإن معيار UBL يتيح إمكانية التبادل السريع والآلي لوثائق الأعمال بين الموردين والعملاء ، دعنا نأخذ مثال يوضح كيف يمكن أن يوفر UBL الكثير من الوقت والجهد : من المعتاد أن يقوم المورد بإرسال فاتورة مبيعات إلى العميل عن طريق البريد الإلكتروني أو أي وسيلة أخرى، ومن ثم سيتوجب على العميل القيام بإدخال جميع البيانات الواردة في فاتورة المورد الى نظامه الخاص وذلك لتسجيل عملية الشراء وتحديث أنظمة المحاسبة والمخزون لديه ، بالطبع يمكن إجراء المعاملات الصغيرة والمحدودة بهذه الطريقة ، إلا أن العملاء الذين يتعاملون مع حجم كبير من المشتريات سوف يقضون الكثير من الوقت ويبذلون الكثير من الجهد في سبيل تحديث أنظمتهم ، أما إذا استخدم كل من المورد والعميل نظامًا متوافقًا مع UBL ، فسيكون بإمكان العميل أتمتة استيراد الفواتير التي يتلقاها من المورد إلى نظامه الخاص دون الحاجة إلى إدخال أي بيانات يدويا. كما ترى ، فإن استخدام معايير UBL في تبادل المستندات يساعد على توفير الكثير من الوقت ويضمن دقة البيانات.

نص الفاتورة الالكترونية بصيغة XML وبمقياس UBL

أنقر على الصورة لتكبيرها

أولا : تتطلب هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن يتم حماية الفاتورة الالكترونية بختم توثيق يسمى (cryptographic) أو ختم التشفير، وبالطبع لن نخوض هنا في التفاصيل التقنية العميقة والخاصة بهذا الختم ، ولكن يجب أن نتفهم أن مميزات وخصائص ختم التشفير تتضمن مستويات أمنية عالية ، يمكن من خلالها ضمان تحقيق ألاهداف الرئيسية التالية :

  1. إثبات هوية الجهة المصدرة للفاتورة.
  2. تأكيد اكتمال الفاتورة وصحتها وفقًا للتفاصيل المحددة في قرارات (ZATCA) ومن ثم اعتمادها.
  3. التأكد من سلامة وصحة كافة البيانات الموجودة في الفاتورة الإلكترونية.
  4. إعطاء هوية رقمية فريده (عالميًا) لكل فاتورة باستخدام ما يسمى UUID ، وهو وسيلة ترقيم يتم من خلالها تزويد كل فاتورة صادرة برقم خاص وفريد ولا يمكن لأي فاتورة أخرى (على مستوى العالم) الحصول على نفس هذا الرقم .
  5. ضمان إنعدام أي إحتمال للتلاعب في الفاتورة وفق ما تم تحديده في نظام الفوترة الالكترونية (الكثير من التفاصيل التقنية التي تحقق هذا الغرض ، ولن نخوض فيها كثيرا ، ويكفي أن نفهم أن نظام الفوترة الإلكترونية في السعودية يتطلب عدة مستويات أمنية تستهدف منع الاحتيال وضمان تكامل البيانات بالإضافة الى إكتشاف محاولات التلاعب عند حدوثها)
  6. التأكيد على تخزين وأرشفة الفواتير الإلكترونية وذلك للرجوع إليها أو تدقيقها في المستقبل.
  7. إنشاء ترميز حاسوبي خاص يسمى (Hash) بكل فاتورة الكترونية والفاتورة التي سبقتها ، ومن ثم تضمين هذا الترميز في كل فاتورة ، أي أن كل فاتورة سوف تحمل تفاصيل عن الفاتورة التي سبقتها مما يضمن سلامة تسلسل الفواتير الالكترونية ، وهذا الترميز لا يمكن إصداره وتفكيكه الا من خلال معادلات حاسوبية معقدة .
  8. ضمان أعطاء ختم التشفير المناسب للفاتورة الضريبية العادية والفاتورة المبسطة والذي يختلف كل منهما عن الأخر ، وهذه بإختصار تفاصيل الاختلافات بينها :
    • إن ختم التشفير الخاص بالفواتير الضريبة العادية يتم عبر الخطوات التالية :
      • يتم أولا أنشاء الفاتورة من قبل برنامج الفواتير ومن ثم ارسالها بكامل محتوياتها الى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لكي يتم إعتمادها والتأكيد على مطابقتها .
      • بعد ذلك يتم استلام الفاتورة المعتمدة من (زاتكا).
      • والآن لم يتبقى سوى اصدارالفاتورة للعميل متضمنة الـ QR Code وموثقة بختم التشفير.
    • أما ختم التشفير للفواتير المبسطة فيتم عبر الخطوات التالية :
      • يتم أولا إنشاء ختم التشفير الخاص بالفاتورة الإلكترونية من قبل برنامج الفواتير
      • إنشاء الـ QR Code الذي يتضمن بيانات من الفاتورة مثل رقم ضريبة القيمة المضافة للبائع ، واسم البائع ، وصافي الفاتورة بالاضافة الى مبلغ ضريبة القيمة المضافة.
      • تضمين ختم التشفير الى المعلومات المتضمنة في الـ QR Code .
      • بعد ذلك يتم إصدار الفاتورة للعميل متضمنة الـ QR Code .
      • أخيرا يتم إرسال الفاتورة الى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في غضون 24 ساعة من وقت إصدارها.

ثانيا: إن نظام الفوترة الالكترونية في المملكة العربية السعودية يتضمن بعض المحظورات التي ربما كان البعض يستخدمها في أنظمتهم السابقة وهي :

  1. أنه لا يمكن أن يتيح برنامج إصدار الفواتير أمكانية تكرار رقم الفاتورة الإلكترونية وأعطاؤه لفاتورة أخرى .
  2. إنه يجب ألا يكون برنامج إصدار الفواتير قادرًا على إنشاء فواتير في أكثر من تسلسل ، أي أن هناك تسلسل واحد فقط لكافة الفواتير الصادرة من قبل أي نظام ، وبالتالي فإذا لزم التفرقة بين الفواتير فينبغي أن لا يكون الرقم هو العامل المختص بذلك .

صورة ختم التشفير cryptographic stamp

أولا : ستتولى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك القيام بما يلي:

  • توفير الآليات اللازمة للتحقق من توافق الحلول البرمجية مع نظام الفوترة الإلكترونية السعودي.
  • إصدار ختم التشفير (التوقيعات الرقمية)
  • إصدار معرفات ختم التشفير (الشهادات الرقمية)

ثانيا : أرشفة الوثائق والاحتفاظ بالبيانات للتمكن من إمكانية القيام بالتدقيق مستقبلا

  • يجب أرشفة جميع الفواتير الإلكترونية بتنسيق متوافق مع نظام الفوترة الالكترونية وقابل للقراءة وذلك للرجوع إليها في المستقبل.
  • عند طلب هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ، يجب على دافعي الضرائب إتاحة جميع سجلات البيانات والفواتير الإلكترونية والمستندات المتعلقة بها للتحقق والتدقيق.

ثالثا : التكامل مع الأنظمة الخارجية

  • يجب أن يكون برنامج الفواتير لديك قادرًا على الاتصال بأنظمة خارجية أخرى عبر الإنترنت وتبادل البيانات ، إذ سيتوجب مشاركة جميع الفواتير الإلكترونية مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عبر اتصال بالإنترنت باستخدام بريمجات من نوع API .
  • سيتم تنفيذ الربط ونقل المعلومات الى سيرفرات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عند حلول تاريخ بدء المرحلة الثانية.

رابعا : التزامات دافعي الضرائب.

  • إنشاء وإصدار الفواتير الإلكترونية بناء على التوقيت الزمني المحدد في لائحة الفوترة الالكترونية
  • الالتزام بكافة متطلبات وضوابط وقواعد أنظمة الفوترة الإلكترونية
  • إبلاغ (زاتكا) في حال ظهر أي حالات غير إعتيادية أو أعطال فنية
  • عدم استخدام حلول برمجية غير متطابقة مع نظام الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية
  • رفع تقارير القيود والحركات المالية في التوقيت المناسب ومن خلال الوسائل المحددة
  • الإحتفاظ بشهادات ختم التشفير الرقمية التي تم اصدارها من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لكافة دافعي الضرائب وتأمينها من النسخ أو الاستخدام غير القانوني أو في الأغراض الغير مقصودة.
  • ربط برامج الفوترة الإلكترونية مع أنظمة (ZATCA) في التواريخ المحددة
  • مشاركة الفواتير الإلكترونية مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بالصيغة المحددة

خامسا : المخالفات والجزاءات:

  • قد تعين هيئة الزكاة والضريبة والجمارك جهة معينة أو أكثر للقيام بمهام التحقق من امتثال الحلول البرمجية لنظام الفوترة الإلكترونية.
  • إن مخالفة أي من القواعد والإرشادات المنصوص عليها في لائحة الفوترة الإلكترونية والقرارات ذات الصلة سيؤدي إلى عقوبات وغرامات حسب تصنيف المخالفة.

لقد حددت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تواريخ بداية الامتثال لمتطلبات لائحة الفوترة الالكترونية على مرحلتين ، كما أنها حددت نوعين من الفواتير التي تنطبق عليها متطلبات مختلفة للفوترة الالكترونية ، فهناك ما يسمى بالفاتورة الضريبية وهذه لها متطلبات خاصة بها ، وهناك كذلك الفاتورة المبسطة وهي أيضا لها متطلبات أخرى خاصة بها ، وفي كلا النوعين تنطبق كافة المتطلبات على الإشعارات الدائنة والمدينة الصادرة على كل نوع منها .

المرحلة الأولى والتي سيبدأ تطبيقها من 4 ديسمبر 2021 هي مرحلة تحضيرية ، إذ سينصب التركيز خلال هذه المرحلة على إظهار القدرة على إصدار الفواتير الإلكترونية والسندات المتعلقة بها وفقًا لمتطلبات (زاتكا) ، وسيتعين على الشركات عند بدء هذه المرحلة التوقف فورًا عن إصدار الفواتير المكتوبة بخط اليد والبدء باستخدام برامج الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع نظام الفوترة الالكترونية في المملكة العربية السعودية والتي يجب أن تكون قادرة على إنشاء الفواتير الإلكترونية المتطابقة مع النظام والسندات المتعلقة بها ويتضمن ذلك الفواتير الضريبية الاعتيادية والفواتير المبسطة. وتحديدا يجب على دافعي الضرائب التأكد من أن برنامج الفواتير لديهم يلبي طلبات الفوترة الالكترونية التالية :

  • تعبئة جميع حقول البيانات المطلوبة في الفاتورة الالكترونية وحفظها بشكل متوافق مع النظام كما تم توضيحه لك مسبقا وذلك لكي يمكن العودة اليها للتدقيق عند الحاجة.
  • يجب أن تكون جميع الشروط والقواعد المحددة في تنفيذ الفوترة الالكترنية متطابقة مع النظام.
  • يجب أن يكون النظام قادرا على إنشاء وطباعة الـ QR Code مع المعلومات المضمنة به على النحو المحدد في لائحة الفوترة الإلكترونية.
  • يجب أن يتضمن الحل التقني خصائص تمكنه من منع التلاعب والقيام بأقفال نفسه في حال تم اكتشاف محاولات لذلك .
  • يجب أن يمتلك القدرة على تصدير وأرشفة أو تخزين جميع الفواتير الصادرة في ملفات وسائل التخزين الخاصة بك مع تسمية هذه الملفات بالشكل الذي تم تحديده.

المرحلة الثانية والتي سيبدأ تطبيقها من 1 يناير 2023 ، ستكون أكثر تقدمًا لأنها تتعلق بدمج وربط برنامج إصدار الفواتير لديك مع أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ، وسيتم ذلك من خلال مشاركة الفواتير الإلكترونية والسندات المتعلقة بها مع (زاتكا) بشكل إلكتروني ومن خلال الانترنت. وفي هذه المرحلة يجب أن يقوم برنامج الفواتير بتلبية المتطلبات التالية :

  • إضافة جميع الحقول المطلوبة المتبقية والتي لم يتم أضافتها في المرحلة السابقة.
  • إنشاء وإصدار الفواتير بتنسيق XML أو بتنسيق (PDF / A-3 المضمنة مع XML) والتي تم إيضاحها أعلاه.
  • يجب تضمين كافة مميزات أمن المعلومات كما تم تفصيلها مسبقا.
  • يجب في هذه المرحلة أن يتضمن برنامج الفواتير على خواص التدقيق ومنع التلاعب.
  • يجب البدء في استخدام UUID كما ورد مسبقا مع أيجاد عداد تسلسل غير قابل للتلاعب ويزيد مع اصدار كل فاتورة.
  • يجب إنشاء الـ QR Code متضمنا المزيد من التفاصيل التي تم أضافتها عند أعتماد الفاتورة من قبل (ZATCA).
  • يجب في هذه المرحلة أن تتوافر امكانية التعامل مع ختم التشفير كما تم الاشارة اليه أعلاه.
  • طبعا يجب أن تتوافر أماكنية الاتصال بمنصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عبر الإنترنت لتحقيق المتطلبات المذكورة أعلاه.
  • يجب أن يكون الاتصال مشفرا وموثوقا عن طريق استخدام التقنيات الخاص بذلك مثل ما يسمى بـ TLS.
  • يجب أن يكون النظام قادرا على رفع الفواتير المبسطة كدفعة واحدة والسندات ذات الصلة الى منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في غضون 24 ساعة.
  • كما يجب أن يقوم النظام بتقديم الفواتير الضريبية الاعتيادية والسندات ذات الصلة إلى منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في نفس وقت اصدارها.
  • وأخيرا يجب بالطبع توافر امكانية استلام الردود من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بـ (فواتير معتمدة ومختومة) قبل إصدارها للعملاء.

الآن وبعد أن تم توضيح مرحلتي تطبيق نظام الفوترة الالكترونية ، يجب علينا الان تفهم سير العمل لتكامل أنظمة الفوترة مع منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

سير العمل لإنشاء وإصدار الفواتير المبسطة:

  • أولا يجب على البائع إقتناء وتشغيل برنامج إصدار فواتير إلكترونية متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
  • عندما يدخل أحد العملاء إلى متجر بيع قطاعي ، سوف يقوم بأخذ بعض الاصناف التي يحتاجها ومن ثم الذهاب الى صندوق الكاشير للدفع والمغادرة.
  • يستخدم أمين الصندوق برنامجًا متوافقًا مع الفواتير الإلكترونية لإنشاء فاتورة العميل عن طريق تمرير (السكانر) على جميع العناصر التي اختارها العميل.
    • الخطوة الاولى: يقوم برنامج الفواتير الإلكترونية المتوفر في جهاز الكاشير بطباعة الفاتورة التي يتم تقديمها للعميل كدليل على أتمام الشراء ، ومن المهم ملاحظة أن الفاتورة الإلكترونية تحتوي على الـ QR CODE مطبوعا عليها ، وسيتضمن هذا الـ QR ختم التشفير بالاضافة الى تفاصيل الفاتورة التي تم إنشاؤها عن طريق برنامج فواتير إلكترونية متوافق ومرخص .
    • الخطوة الثانية : يمكن للعميل التحقق من صحة الفاتورة عن طريق قراءة الـ QR CODE بإستخدام برنامج قارئ الـ QR CODE في جواله .
    • قد يتساءل البعض ، لماذا سيحاول العميل معرفة ما إذا كانت الفاتورة أصلية وصحيحة ، حسنًا ، بما أن العميل يدفع ضريبة القيمة المضافة فإن من حقه إذا رغب التأكد من أن تحصيلها يتم بشكل صحيح ونظامي نيابة عن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وليس أخذها بشكل غير قانوني من قبل المتجر. لذلك ، عندما يقوم العميل بمسح الـ QR CODE الموجود على فاتورته ، سيتم إرسال طلب تلقائيًا إلى منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للفواتير الإلكترونية والتحقق عما اذا كانت الفاتورة نظامية أم لا؟
    • الخطوة الثالثة : عندما قام برنامج الفوترة الإلكترونية بطباعة الفاتورة في الخطوة الأولى ، فإنه يكون قد قام تلقائيًا بحفظ بيانات الفاتورة بشكل إلكتروني متطابق مع متطلبات (ZATCA).
    • الخطوة الرابعة : وفي نهاية اليوم (أو وفقًا لجدول زمني محدد) ، يتم إلكترونيًا إرسال البيانات التي تم جمعها وتخزينها لجميع الفواتير الصادرة خلال اليوم إلى منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للفوترة الإلكترونية.
    • يمكن لمنصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الآن الرد على طلب التحقق الذي قدمه العميل في الخطوة الثانية للتأكيد على أن الفاتورة التي استلمها نظامية وتم إبلاغ هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بها

هذه هي الطريقة التي يتم بها إنشاء الفواتير المبسطة وختمها رقميًا وإصدارها

سير العمل لإنشاء وختم وإصدار الفواتير الضريبية الاعتيادية:

  • المتطلبات الأساسية: يجب على البائع إقتناء وتشغيل برنامج إصدار فواتير إلكترونية متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ويكون مسجلاً في منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وتهيئته بحيث يكون مرتبطا تلقائيا مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
  • الخطوة الاولى : عندما يقوم العميل بإجراء عملية شراء ، يقوم البائع بإنشاء فاتورة إلكترونية كملف بتنسيق محدد ومن ثم إرسالها إلكترونيًا إلى منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للفوترة الإلكترونية لتمريرها بعد التأكد منها .
  • الخطوة الثانية : تقوم منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للفوترة الإلكترونية بالتحقق من أن الفاتورة الإلكترونية يتم إرسالها عن طريق برنامج فوترة إلكترونية متضمنا التوثيق الخاص بالبائع ، ثم تتحقق من معلومات الفاتورة والتأكد من صحتها واكتمالها .
  • الخطوة الثالثة : تقوم منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للفوترة الإلكترونية بختم الفاتورة رقميًا وإضافة الفاتورة الإلكترونية إلى الفواتير الموثقة على المنصة .
  • الخطوة الرابعة : يتلقى المورد الفاتورة الإلكترونية الموثقة في صيغة ملف.
  • الخطوة الخامسة : يقوم البائع أما بإرسال أو مشاركة ملف الفاتورة المختوم إلكترونيًا إلى المشتري .
  • الخطوة السادسة : يمكن للمشتري التحقق من موثوقية الفاتورة الإلكترونية على منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك .

بما أن كافة مبيعات دافعي الضرائب بعد هذه المرحلة سوف تكون متوافرة في أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك فإنه من المتوقع أن يتم بعد الانتهاء من المرحلة الثانية أتمتة إعداد تقارير ضريبة القيمة المضافة ، وعليه فمن المتوقع أن تعمل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في النهاية على إصدار فاتورة لدافعي الضرائب ولن يتوجب عليهم تقديم إلاقرارات الضريبية كما كان متبعا قبل تفعيل نظام الفوترة الالكترونية.

في الختام ، إذا كنت قد تحققت من أن برنامجك المحاسبي الحالي لايمكنه توفير المتطلبات الخاصة بنظام (فاتورة) ، وحيث أن هيئة الزكاة والضريبة والجمارك قد قامت بتأجيل اصدار شهادات مطابقة الحلول البرمجيه مع نظام (فاتورة) الى ما بعد نهاية عام 2023م ، فإن عليك إتخاذ كل ما يلزم نظاما وقانونا للتأكيد على مسؤولية مورد برنامج الإدارة المالية الجديد عن مطابقة برنامج الفوترة مع متطلبات الفوترة الالكترونية حتى لا تكون عرضة للمخالفة لاحقا .

يجدر الاشارة هنا الى أن الكثير من الحلول البرمجية التي تدعي توفير الفوترة الالكترونية ومطابقة نظام (فاتورة) ، تقوم بإدراج QR CODE في الفواتير بصيغة غير مشفرة وغير متوافقة مع متطلبات الفوترة الالكترونية كما ذكرنا أعلاه ، وبما أن المسؤولية النهائية في اقتناء نظام متوافق مع (فاتورة) تقع عليك كدافع ضرائب ، فإنه فينبغي عليك التأكد من توافر كافة الاشتراطات والمتطلبات في النظام قبل تشغيله بما في ذلك الـ QR CODE الذي يعد السمه البارزة التي تعرف نظام فاتورة.